Apa Itu Software ERP dan Kelebihan Software ERP
ERP merupakan Enterprise Resource Planning yang dapat diartikan sebagai seperangkat software yang sangat memberikan banyak manfaat untuk bisnis, salah satunya adalah dalam mengelola dan mengintegrasikan aktivitas operasional bisnis. Software ini mampu memfasilitasi bisnis dengan informasi laporan keuangan yang real time, sehingga sangat membantu juga memudahkan Anda dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat.
Awalnya Software ERP ini hanya dikenal di perusahaan yang skalanya cukup besar saja. Namun, Seiring berkembang pesatnya dunia digital membuat ERP ini juga dapat menyasar kalangan UKM dan juga semakin luas fungsinya untuk kepentingan bisnis mulai dari pengadaan, pengelolaan laporan keuangan, proyek, produksi, SDM dan semua sistem yang bergerak dalam bisnis.
Sejarah Software ERP
Jika dilihat dari sejarah, ERP sudah ada sejak tahun 1990. Namun konsep pertamanya ada di tahun 1960. Pada saat itu hanya digunakan untuk kontrol di sektor manufaktur dan manajemen inventaris saja. Saat tahun 1970, software ERP ini berubah menjadi MRP (Material Requirements Planning) yang berfungsi sebagai penjadwalan proses produksi.
Selanjutnya pada tahun 1980, MRP berkembang lagi mencakup lebih banyak proses manufaktur, dan mengubah namanya menjadi MRP-II. Tahun 1990-an, ERP mengalami banyak perkembangan tidak hanya sebagai manajemen inventaris saja tetapi sudah menjalar ke fungsi-fungsi backoffice, seperti mengelola laporan keuangan, manajemen proyek, permesinan, hingga ke SDM. Dan di tahun ini jugalah, software ERP ini mulai digunakan.
Kegunaan Software ERP untuk Bisnis
Tentu, ketika Anda ingin memilih suatu sistem Anda pasti akan mencari tahu terlebih dahulu apa yang bisa di berikan dari sistem tersebut? Berikut adalah kegunaan atau manfaat yang software ERP berikan untuk Anda.
1. Mengoptimalkan Efisiensi
Software ERP mampu membuat berbagai aktivitas di bisnis Anda jadi semakin efisien. Segala aktivitas kantor seperti pembagian tugas ke karyawan, pengelolaan inventaris, sampai ke pengelolaan laporan keuangan semua bisa dapat dilakukan secara otomatis, sehingga tidak banyak memakan waktu untuk melakukan aktivitas bisnis yang begitu kompleks.
Pengelolaan secara otomatis yang software ERP lakukan membuat Anda jauh lebih memiliki banyak waktu untuk mengejar goals pada bisnis Anda. Anda bisa fokus dalam menyusun strategi marketing dan sebagainya. Software ERP juga mampu menyediakan akses data yang cepat bagi petinggi-petinggi perusahaan. Sehingga, Anda akan jauh lebih mudah memantau perkembangan yang terjadi di bisnis Anda, seluruh data yang Anda butuhkan software ERP tampilkan secara real time.
2. Menghemat Biaya Operasional
Dengan segala kecanggihan yang software ERP berikan mampu mengubah segala bentuk aktivitas manual menjadi otomatis. Tentu sangat menghemat biaya operasional bisnis Anda. Sebab, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tenaga kerja yang banyak karena software ERP mampu menyelesaikan pekerjaan manual menjadi otomatis.
Selain itu, seperti yang sudah dibahas di awal, jika dilihat dari segudang manfaat atau kegunaan yang software ERP tawarkan, tentu sistem ERP ini akan sangat menghemat biaya operasional Anda karena mampu meminimalisasi terjadinya kendala yang justru merugikan.
3. Membantu dalam Mengambil Keputusan Bisnis yang Tepat
Dalam mengambil keputusan tentu Anda tidak bisa asal, Anda harus melihat data yang akurat untuk bisa menentukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil dengan tidak melihat data yang akurat akan sangat berpengaruh kepada langkah bisnis Anda ke depannya. Software ERP adalah solusinya, menyajikan laporan yang real time, akurat, serta sangat lengkap sehingga akan sangat membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat.
4. Menjaga dan Meningkatkan Kolaborasi
Dalam bisnis kolaborsi antar departemen atau cabang memang sangat diperhatikan. Software ERP mampu membantu Anda dalam mengelola antar departemen atau cabang. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP, satu departemen dapat mengakses data dari departemen atau cabang yang lain, sehingga akan semakin meminimalisasi terjadinya miss komunikasi antar departemen.
5. Meningkatkan Keamanan Data
Pada sistem ERP seluruh data disimpan dalam sistem terpusat yang sudah dijamin keamanannya. Admin yang memegang tanggung jawab dalam mengelola data perusahaan bisa memberikan akses terbatas kepada karyawan. Dan para manager atau petinggi pun berhak menentukan hak akses untuk admin dan karyawannya sehingga tidak akan terjadi kebocoran data, data-data penting bisa di-setting hanya dapat diakses oleh manager.
Dan akan dengan mudah jika ingin menghentikan atau memutus hak akses untuk karyawan apabila ada pergantian karyawan. Sehingga, dapat memberikan akses baru kepada karyawan pengganti. Software ERP ini juga dapat memantau aktivitas apa saja yang dilakukan oleh pengguna, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika terjadi kecurangan.
Tips Memilih Software ERP yang Tepat
Setelah Anda sudah mengetahui pengertian ERP, kegunaannya untuk bisnis, kelebihan serta kekurangannya, untuk siapa software ERP, sampai kepada waktu yang tepat untuk Anda menggunakan software ERP. Ada beberapa tips yang harus Anda perhatikan sebelum Anda akhirnya memutuskan menggunakan sistem ERP.
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Anda
Setiap bisnis tentu memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Sebelum memilih untuk menggunakan software ERP Anda harus kenali dengan jelas terlebih dahulu kendala apa saja yang Anda alami, tantangan apa saja yang harus Anda hadapi sehingga Anda bisa menjelaskan dengan baik kepada vendor ERP agar Anda dapat mendapatkan solusi tepat dari software ERP. Agar sang vendor pun juga dapat memberikan fitur-fitur yang memang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Pastikan Vendor yang Berpengalaman juga Terpercaya
Sebelum Anda menggunakan software ERP, pastikan Anda mencari vendor ERP yang sudah berpengalaman dan juga terpercaya. Mulai dari siapa saja kliennya? Solusi apa saja yang ditawarkan, itu semua dapat Anda lihat dari portofolio perusahaan penyedia ERP.
3. Mudah Diakses
Di kecanggihan dunia digital seperti sekarang ini, banyak pengusaha yang butuh sistem / software ERP yang mudah diakses di mana pun. Tidak hanya tersedia dalam versi desktop saja tetapi dapat diakses melalui smartphone, sehingga sangat memudahkan Anda dalam melihat bagaimana kondisi bisnis Anda secara real time.
4. Unlimited User License
Pastikan Anda memilih Vendor ERP yang menyediakan unlimited user license, hal ini agar Anda jauh lebih mengehemat biaya, karena bisa banyak pengguna tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
5. Mudah Di-customize
Seiring dengan pertumbuhan bisnis yang terus meningkat, pasti akan meningkat juga kebutuhan bisnis Anda, Anda harus pastikan bahwa ERP ini mudah dikustomisasi (customization) sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Di tengah maraknya perkembangan bisnis yang begitu pesat, juga kemajuan teknologi yang tidak dapat dihindari memaksa Anda untuk juga maju ke depan agar bisnis Anda tidak tertinggal. Anda harus cermat dalam mengamati setiap yang terjadi di bisnis Anda agar Anda tahu langkah apa yang harus Anda ambil untuk menjaga pertumbuhan bisnis Anda.
Baca juga: Enterprise Resource Planning (ERP) Pentingkah Bagi Organisasi Anda?
Software ERP hadir sebagai solusi untuk Anda dalam mengelola aktivitas-aktivitas operasional menjadi semakin mudah dan efisien. Semua sektor bisnis sudah bisa menggunakan ERP, baik bisnis skala kecil maupun besar.
Biztech merupakan organisasi terpercaya yang dapat Anda andalkan untuk mengelola ERP. Yuk, konsultasi dan cari tahu bagaimana kami dapat membantu Anda.
