Mengapa Perlu Change Management? Part 1

“Hal yang tetap (baca: tidak berubah) dalam hidup ini adalah perubahan itu sendiri”, begitulah kata pepatah. Artinya perubahan akan selalu terjadi, cepat atau lambat, suka tidak suka, mau tidak mau. Terlebih dengan semakin mendominasinya teknologi di dalam kehidupan kita, perubahan terasa semakin cepat dan semakin cepat saja. Perubahan terjadi di mana-mana, di dalam hidup kita, lingkungan kerja, sistem kerja, budaya kerja, sistem pemerintahan dan lain-lain. Namun secara umum terdapat dua macam perubahan, yaitu perubahan yang disengaja (by design) serta perubahan yang tidak disengaja atau tidak diharapkan (by accident). Perubahan by design tentunya memiliki suatu tujuan dan dilakukan secara sistematis, sedangkan perubahan yang by accident biasanya tidak terkendali sehingga dampaknya bisa jadi tidak sesuai harapan para pemangku kepentingan.

Pada kenyataannya, seringkali kita lihat banyak sekali perubahan by design yang ditanggapi secara negatif oleh para pemangku kepentingan, sehingga tujuan dari perubahan tersebut tidak tercapai. Dengan kata lain, perubahan tersebut gagal. Kita seringkali melihat mesin-mesin industri, sistem berbasis teknologi yang “mangkrak” tidak digunakan. Kita seringkali menyaksikan budaya baru, aturan baru, sistem kerja baru yang hanya menjadi “hikayat” saja. Atau banyak juga mis-persepsi yang terjadi ketika kita sedang menerapkan sesuatu hal yang baru. Contohnya ketika suatu perusahaan berniat menerapkan sistem otomasi produksi untuk dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas produk, persepsi yang muncul adalah pengurangan pegawai. Ketika perusahaan merencanakan untuk menerapkan sistem kinerja yang terukur, oleh sebagian pemangku kepentingan dianggap sebagai penerapan sistem kerja rodi. Ketika perusahaan merencanakan implementasi sistem berbasis teknologi informasi, persepsi yang muncul adalah proyek buang-buang uang untuk kepentingan si A, dan masih banyak contoh lainnya.  Gambar di bawah ini adalah persepsi-persepsi yang berkembang terhadap suatu perubahan:

change management

Sehingga agar perubahan itu dapat efektif, pastikan seluruh pemangku kementingan menyadari dan berkontribusi positif terhadap perubahan itu. Pastikan perubahan dilakukan secara bertahap sehingga tidak menjadi hal yang mengagetkan. Pastikan tidak terjadinya misspersepsi yang dapat menimbulkan kondisi yang kontra produktif. Pastikan semua dampak dari perubahan diantisipasi dan dipikirkan bagaimana hal tersebut dapat diterima oleh phak-pihak terkait. Pastikan pihak-pihak yang menerima dampak negatif jangka pendek akibat dari perubahan dapat menyadari bahwa hal ini semata-mata agar jangka panjangnya hal ini akan membawa ke arah yang lebih baik, dan sebagainya.

Hal-hal tersebut di atas adalah esensi dan motivasi dari change management (pengelolaan perubahan).

Ir. Roni Sutrisno, CLA27001, CLA20000, TL90001