Dokumentasi proses adalah aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini. Ini merupakan langkah pertama usaha peningkatan. Hal penting yang harus diingat adalah tujuan dari dokumentasi proses adalah mendokumentasi proses yang dilakukan saat ini (as is) bukan bagaimana seharusnya proses tersebut dilakukan (to be).
Dalam dokumentasi proses ada kegiatan mengidentifikasi proses bisnis. Terdapat dua cara untuk melakukan ini:
- Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan. Usaha ini didasarkan pada pedoman sertifikasi ISO-9000.
- Memetakan elemen-elemen berikut secara terurut:
- Strategi organisasi – dibuat oleh stakeholder
- Stakeholder – orang, organisasi, atau institusi yang dipengaruhi oleh atau memiliki kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya
- Ekspetasi – harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang dihasilkan organisasi
- Proses bisnis – proses bisnis yang membuat, mendukung, dan memungkinkan produk atau jasa tersebut diproduksi
