Protokol Kesiapan New Normal PROXSIS

KRISIS PANDEMI COVID-19 akan menjadi uji skenario paling ekstrim terhadap ketahanan sebuah perusahaan. Apabila berhasil, performa dan kredibiltas perusahaan tentu akan semakin dipercaya.

PROXSIS WAY merupakan IMMUNE SYSTEM PROXSIS; sebuah strategi yang dipersiapkan bukan hanya untuk Pandemi Covid -19, namun juga untuk menghadapi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complex, Ambiguity) world.  Semuanya, berlandaskan pada 6 (enam) Pilars Proxsis, dan dituangkan dalam 26 elemen dalam PROXSIS WAY. Hal ini lah yang membuat Proxsis tetap bertahan membantu Anda pada segala kondisi.

Yuk, cari tau apa saja pilar dan elemen-elemen Proxsis Way dalam artikel berikut. Terdapat insight yang dapat Anda gunakan untuk membantu perusahaan Anda melewati Krisis ini.

6 Pilars Proxsis merupakan landasan awal dari keseluruhan sistem dan proses yang berjalan. Pilar-pilar ini, digunakan oleh semua bisnis unit dalam naungan Proxsis Group. Apa saja pilar-pilar tersebut?

1. Purpose & Values

Pilar ini berarti manfat untuk orang banyak. Antara lain adalah memberikan solusi atas masalah dari para klien atau memberikan manfaat untuk Karyawan, Manajemen dan Pemegang saham. Salah satu bukti memberikan manfaat adalah walaupun dalam kondisi krisis, manajemen PROXSIS tidak berniat melakukan PHK bagi karyawan-nya yang ikut berjuang. Malah pimpinan rela gajinya dipotong. Namun ada syaratnya. Semua tim harus ikut berkontribusi membawa kapal PROXSIS melewati badai krisis Covid-19. Mereka yang tidak ikut berkontribusi akan ditinggalkan oleh kapal.

Salah satu metode kerja yang telah lama Proxsis miliki sejak 10 tahun lalu, yaitu ROWE (Result Oriented Working Environment) diperluas implementasinya ke seluruh unit kerja. Metode ini mirip dengan konsep WFH (Work from Home) yang saat ini mulai menjadi tren. ROWE juga tetap akan diberlakukan paska Covid-19.

2.Collaborative Business Model

Seluruh unit bisnis diminta untuk kompak dan saling membantu dalam mempertahankan bisnis. Cara yang dipilih oleh PROXSIS adalah kolaborasi. Mengapa? Karena kolaborasi akan saling melengkapi kekuatan dari setiap anggotanya dan di saat bersamaan akan menutupi kelemahan masing-masing.

3.Strategy

Pembangunan strategi ditopang dengan konsep risk-based thinking. Setiap pengambilan keputusan dipertimbangkan dengan melihat aspek risiko dan dampaknya. Namun di sisi lain, peluang bisnis terus diciptakan untuk mendukung/mempertahankan kelangsungan bisnis.

Proses pencapai strategi ini tentu tidak mudah. Diperlukan koordinasi yang intensif antar unit bisnis, inovasi tiada henti untuk menangkap peluang, kemampuan beradaptasi dengan cepat, dan kemampuan melihat peluang untuk tetap tumbuh walaupun di masa krisis.

4.Process Pilar lainnya adalah proses. PROXSIS menerapkan Lean Process, Process Approach, Advance Monitoring, Excellent Process. PROXSIS yakin bahwa dengan proses yang tepat, maka hasil yang didapat akan baik. Dalam rangka memastikan insan PROXSIS menjalankan proses maka PROXSIS meningkatkan pemantauan aktivitas dan evaluasi. Dari sana akan dapat terpantau keluaran dari proses serta potensi perbaikan proses untuk terus menjadi lebih baik. 5.People

Aspek manusia tentu tidak dapat diabaikan. Manusialah yang menjalankan proses agar proses dapat menghasilkan keluaran yang baik. Namun untuk itu diperlukan kompetensi sumber daya manusia yang baik.

Sehingga aktivitas Talent Management, Coaching diakselerasi untuk berjalan lebih cepat dalam rangka mempercepat proses belajar. Pemimpin (Leaders) menjadi faktor penting untuk mengelola new era. Pilar manusia ini harus diperhatikan secara maksimal untuk tetap bertahan dari krisis dan tumbuh paska pandemi. 6.Technology

Serta tidak dilupakan faktor teknologi. Teknologi tidak lagi digunakan hanya sebagai alat bantu untuk menjalankan bisnis, namun teknologi juga digunakan untuk menciptakan peluang-peluang baru untuk bisnis. Dengan demikian, peran teknologi berubah dari Supporting menjadi Enabler bagi bisnis.

Terdapat beberapa fase-fase pada PROXSIS WAY

PROXSIS WAY di Fase Manajemen Krisis (Maret – April)

Pembentukan tim Manajemen Krisis dipimpin langsung oleh Chairman. Fokus kepada ancaman dan pengendalian ancaman. Dilanjutkan dengan penyusunan SOP WFH sebagai antisipasi jika Covid-19 meluas. Hal ini sejalan dengan himbauan pemerintah yang akhirnya menerapkan PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar).

Kemudian memberlakukan WFH/ROWE pada tanggal 16 Maret 2020. Tidak banyak yang dilakukan PROXSIS dalam menerapkan konsep WFH. Hal ini karena PROXSIS sudah menerapkan konsep ROWE sejak 10 tahun yang lalu. Sehingga proses bisnis sudah siap dengan konsep WFH. Penggunaan Video call untuk rapat dan diskusi hingga pelatihan sudah dibiasakan sejak awal hingga tidak ada yang berbeda.

Pemanfaatan teknologi cloud untuk proses marketing dan aktivitas berbagi berkas (file sharing) pun sudah dilakukan sejak lama. Dengan demikian penyesuaian proses bisnis relatif tidak menemukan kendala yang berarti.

PROXSIS WAY Di Fase Pemulihan (Recovery) Bisnis COVID-19

Tujuan dari pemulihan bisnis (business recovery) adalah agar operasional dapat berlangsung pada tingkat yang acceptable, serta perusahaan dapat tetap bertahan. Beberapa langkah yang dilakukan perusahaan antara lain:

- Melakukan restrukturisasi operasional, seperti biaya, kontrak dan produksi,

- Mengubah taktik pemasaran & penjualan.

- Membentuk tim Digital Ranger yang berperan untuk memaksimalkan fungsi teknologi dan digital

- Memperkuat tim customer engagement karena di masa ini ada keterbatasan untuk bertemu fisik  dengan para klien.

- Mengubah proses pemasaran dan proses layanan seperti konsultansi dan pelatihan dalam waktu cepat.

PROXSIS WAY di Fase Restorasi (new Normal) (Mei – 2021)

Fase restorasi merupakan fase penentu bisnis. Bisnis tetap perlu bertahan dan beradaptasi dengan lingkungan. Pembentukan tim khusus untuk fokus melihat dan mencari peluang sehingga bisa cepat beradaptasi di Fase Restorasi atau Fase New Normal (fase-3) menjadi hal yang tidak bisa terhindarkan. Beberapa langkah implementasi PROXSIS WAY dalam menyambut fase restorasi adalah sebagai berikut: - Meminta ide inovasi dari semua tingkat karyawan tanpa memandang jabatan. Pengemudi hingga    Direktur memiliki peran untuk menyumbangkan ide-ide inovasi yang dapat melahirkan produk-produk layanan baru seperti Online Human Resource assessment, Online audit, Interactive Live Distance Learning (ILDL) hingga akselerasi Proxsis Academy.

- Memperkuat sistem yang telah dibuat selama ini untuk beradaptasi pada kondisi saat ini.

- Memperkuat sistem dan nilai PROXSIS dengan perbaikan di beberapa elemen.

- Meningkatkan kecepatan belajar 4 kali lebih cepat dari sebelum pandemi untuk menyesuaikan diri dengan konsep baru yaitu yang dikenal dengan New Normal (4x).

Empat (4 ) kemampuan yang harus dimiliki oleh perusahaan di masa krisis saat ini:

1. Ability to Respond: knowing what to do when confronted with regular and irregular disruptions and disturbances as well as with opportunities. 2. Ability to Monitor: looks for that which may happen at the next moment or in the short term, both in the sense of opportunities and threats. 3. Ability to Learn: make use of experience and is generally defined as a change in behaviour as a result of experience 4. Ability to Anticipate: change in the organization as a result of change in the environment.

PROXSIS terus menerapkan kemampuan di atas untuk terus tetap tumbuh dan terus memberikan solusi bagi klien dan masyarakat di tengah pandemi ini.