Setiap organisasi yang telah memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001 wajib dimiliki oleh Management Representative (MR) yang telah ditunjuk oleh top management. Orang yang ditugaskan sebagai Management Representative akan memiliki peran penting dalam pengembangan SMM dalam organisasi.
Peran utama Management Representative adalah menjadi koordinator dalam proyek tersebut. Mereka harus mengkoordinasikan dan membimbing setiap pemilik proses dalam melaksanakan sesuai dengan prosedurnya. Seperti yang disebutkan dalam standar ISO 9001, mereka harus memastikan beberapa hal berikut:
- Memastikan bahwa proses sistem manajemen mutu berjalan dengan benar.
- Pastikan bahwa top management paham akan kinerja SMM dan adanya kebutuhan untuk melakukan perbaikan.
- Pastikan bahwa setiap orang dalam organisasi memahami hasil dari kegiatan tersebut yang akan mempengaruhi organisasi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.
Sebagai manajer, peran mereka adalah membuat perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan. Management Representative tidak harus melakukan semua pekerjaan, mereka hanya perlu memastikan bahwa proses pelaksanaan dilakukaan sesuai dengan prosedur, dan mereka harus memastikan bahwa akan selalu ada perbaikan dalam SMM.
Menjadi MR adalah suatu tantangan bagi sebagian orang, dan top management perlu memastikan bahwa Management Representative memiliki kemampuan yang tepat untuk menyelesaikan semua tanggung jawab.
Banyak yang memiliki kepercayaan bahwa Management Representative memiliki kewenangan untuk menjalankan SMM. Ini salah. Sementara tidak sepenuhnya memainkan peranan penting dan bertanggung jawab dalam keberhasilan SMM.
Organisasi memutuskan untuk menerapkan SMM dan berkomitmen untuk selalu memberikan produk dan layanan berkualitas secara terus menerus kepada customer. Top management bertanggung jawab untuk memilih orang yang paling cocok sebagai MR dalam organisasi, salah satu yang memiliki semua kemampuan dan pengetahuan untuk melaksanakan QMS.
Sistem manajemen mutu standar (SMM) diperlukan top management untuk menunjuk Management Representative (MR). Sebagaimana dinyatakan dalam standar, Management Representative (MR) ini adalah seseorang yang bertanggung jawab dan memiliki kewenangan untuk:
- Memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan oleh SMM telah dibuat dan didistribusikan.
- Mengelola Manual Mutu dan Procedure SMM
- Menyiapkan program dan Jadwal Audit
- Memastikan Internal audit Dijalankan
- Memastikan Manajemen Review dijalankan
- Monitoring ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
- Mewakili Top Manajemen dalam berhubungan dengan pihak eksternal terkait dengan SMM
- Monitoring pencapaian sasaran Mutu
- Kampanye kesadaran mengenai pentingnya peran tiap departemen dalam mencapai kepuasan pelanggan.
IPQI Learning Center member of Proxsis telah bekerjasama dengan PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan menyeleggarakan pelatihan mengenai Peran Management Representative (MR) ISO dalam perusahaan tujuannya untuk memperdalam pengetahuan peserta. Pelatihan ini diselenggarakan pada tanggal 27 Desember 2016 berlokasi di PT INKA Madiun.
