Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik. Selain untuk melacak berbagai versi hasil update yang dilakukan oleh user yang berbeda, sistem ini juga digunakan untuk sharing file ke user-user lainnya. DMS sering dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen aset, dokumen imaging, mengatur sistem alur kerja dan mengelola catatan manajemen.
Document Management System biasanya menyediakan fitur-fitur seperti storage, versioning, metadata, security, serta kemampuan indexing dan retrieval. Berikut ini komponen fitur yang disediakan oleh DMS:
- Metadata
Setiap dokumen biasanya memiliki metadata. Metadata misalnya nama dokumen, tgl, pemilik dokumen, dan identitas lainnya. DMS dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta user untuk menginput metadata ke sistem. Beberapa sistem juga menggunakan OCR (Optical Character Recognition) pada file untuk mengekstrak text pada file tersebut. Text hasil ekstrak disimpan sebagai metadata. Metadata inilah yang nantinya digunakan sebagai keyword untuk membantu user mencari kembali file yang sudah disimpan di sistem.
- Capture
Proses Capture terlibat di dalam proses dokumen imaging dari mesin scanner atau mesin MFD (Multi Function Device). OCR sering digunakan untuk mengubah file elektronik menjadi text. OMR (Optical Mark Recognition) kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak text dari kolom kotak-kotak.
- Indexing
Index digunakan untuk melacak atau mencari file elektronik. Index memberikan klasifikasi melalui metadata dari hasil ekstrak dokumen fisik ataupun file elektronik. Sebaiknya user menggunakan index yang sederhana supaya mempermudah metode pencarian file elektronik kembali.
- Storage
Tempat untuk menyimpan file elektronik. Storage sering dikaitkan dengan manajemen dokumen mengenai dimana dokumen disimpan, untuk berapa lama, pengarsipan hingga ke pemusnahan dokumen.
- Retrieval
Mengambil kembali file elektronik yang disimpan dari storage. Di dalam mencari dokumen, user dapat menggunakan satu atau beberapa metadata sekaligus. Beberapa sistem memiliki kemampuan untuk mencari keyword yang ada di isi dokumen. Retrieval file yang tidak memiliki index akan memakan waktu pencarian lebih lama.
- Distribusi
File yang diterbitkan untuk dishare harus diperhatikan sisi security-nya, dimana file tersebut tidak boleh dapat diubah dengan mudah oleh user lain.
- Security
Security dokumen sangat penting dalam aplikasi DMS. Pengaturan security Document Management System dalam suatu perusahaan bisa menjadi lebih kompleks, dimana Administrator hanya memberikan hak akses tertentu kepada kelompok atau orang-orang tertentu saja.
- Workflow
Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa Document Management System memiliki modul workflow. Administrator dapat membuat rule untuk menentukan alur dokumen di dalam suatu perusahaan. Contoh sederhana: ketika memasukkan faktur yang nilai nominalnya lebih rendah dari nilai nominal yang ditentukan, maka faktur akan diproses ke rute yang berbeda.
- Kolaborasi
Kolaborasi memungkinkan sebuah file diakses dan diproses oleh user yang berwenang. Akses diblokir dari user lain sementara file sedang diproses, dimana beberapa user dapat melihat dan menggunakan file dalam waktu yang sama.
- Versioning
Suatu proses dimana file diperiksa di dalam atau di luar sistem, yang memungkinkan user untuk mengambil versi sebelumnya dan melakukan update file. Versioning berguna untuk file yang memerlukan update dari waktu ke waktu.
- Searching
Berfungsi untuk menemukan kembali file dan folder menggunakan fitur pencarian file. File dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan konten dokumen.
Para Document Management memiliki komponen fitur-fitur yang disebut di atas, dimana fitur-fitur yang dimaksud dibagi menjadi 4 modul terpisah, sehingga user dapat menggunakannya secara fleksibel sesuai kebutuhan. 4 modul itu adalah:
- ParaDoc (Document Management) sebagai core sistem
- ParaFlow (Workflow Management) sebagai modul optional
- ParaForm (eForm Management) sebagai modul optional
- ParaScan (Document Imaging) sebagai modul optional
User cukup menggunakan ParaDoc untuk pengelolaan file elektronik. Ketika membutuhkan modul workflow, user bisa menambahkan modul ParaFlow untuk solusi workflow dan bisa langsung terintegrasi dengan ParaDoc. Dengan kemudahan tersebut implementasi ParaDM dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dan kondisi di lapangan.
Sumber: tatasolusi.blogspot.com
