Improve Proses Bisnis, Yuk!

Apakah Anda sadar bahwa aktivitas yang kalian lakukan di sebuah perusahaan disebut dengan proses? Apakah Anda juga sadar bahwa proses-proses tersebut membentuk sebuah proses bisnis?
Ya, aktivitas-aktivitas yang Anda lakukan selama ini di perusahaan Anda merupakan rangkaian dari proses bisnis perusahaan Anda. Pertanyaan selanjutnya adalah apakah aktivitas yang telah Anda lakukan sudah efektif? Apakah aktivitas tersebut sudah didokumentasikan? Apakah aktivitas tersebut sudah dilakukan peninjauan secara berkala?
Itu penting, lo! Yuk kenalan dengan makna aktivitas yang kamu lakukan untuk proses bisnis Anda serta apa yang seharusnya dilakukan dalam perspektif manajemen proses bisnis.

Apa itu Proses Bisnis?
Rangkaian aktivitas-aktivitas yang Anda lakukan merupakan proses karena mampu memberikan nilai tambah terhadap input yang ada. Misalnya saja, proses meminta tanda tangan ke pimpinan, saat aktivitas-aktivitasnya seperti mengucapkan salam, meminta tanda tangan, sampai dokumen ditanda tangani oleh pimpinan, hal tersebut mampu mengubah input dari dokumen yang tidak memiliki nilai menjadi dokumen yang memiliki nilai karena dokumen tersebut sudah ditanda tangani pimpinan (output).

Nah, sekarang apakah Anda tahu apa perbedaan proses dan proses bisnis? Jika proses adalah serangkaian aktivitas yang memberikan nilai tambah terhadap input, sedangkan proses bisnis adalah satu rangkaian proses yang berjalan di dalam suatu organisasi dengan tujuan memenuhi business objective dari organisasi tersebut.

Manajemen Proses Bisnis

Manajemen proses bisnis adalah pengelolaan yang dapat dilakukan terhadap proses bisnis. Secara umum, manajemen proses bisnis dapat dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:

Design merupakan tahap dimana Anda menentukan proses bisnis yang perlu dikelola berdasarkan kebutuhan bisnis

• Modelling merupakan tahap dimana Anda menguraikan alur aktivitas berupa peta proses (process map) terhadap proses bisnis yang telah diidentifikasi
• Execution merupakan tahap dimana Anda mengimplementasikan proses bisnis yang telah didesain dan dimodelkan
• Monitoring merupakan tahap dimana Anda memantau proses bisnis yang telah didesain dan dimodelkan melalui tahap Execution, seperti mengukur kinerja proses, menganalisis data yang tersedia, hingga mengevaluasinya
• Optimization merupakan tahap dimana Anda dapat mengoptimasi proses bisnis yang dirasa perlu untuk mencapai tujuan Anda

Proses bisnis Anda kurang efektif? Improve, yuk!

Aktivitas peningkatan (improvement) dilakukan pada tahap optimization, dimana Anda telah mengimplementasikan dan mengevaluasinya. Hal ini guna mendapatkan data yang valid dan terukur sehingga mampu dibuat rencana tindak lanjut yang optimal.
Salah satu metode yang dapat digunakan dalam optimization adalah DMAIC, yang merupakan singkatan dari Define, Measure, Analyse, Improve, Control.

 

Secara umum, pengertian dari setiap fase DMAIC adalah sebagai berikut:

• Define merupakan fase mendefinisikan masalah yang dianggap dialami oleh Anda sesuai dengan kondisi eksisting (as-is condition)
• Measure merupakan fase mengumpulkan data, baik kuantitaif dan kualitatif
• Analyse merupakan fase menganalisis data-data yang telah dikumpulkan
• Improve merupakan fase mengidentifikasi solusi/perbaikan yang dapat dilakukan
• Control merupakan fase mengimplementasikan dan mengendalikan perubahan

Kita ilustrasikan secara sederhana, yuk.

Saat ini, salah satu BUMN X yang bergerak di industri migas mengidentifikasi bahwa pendapatan perusahaan tidak optimal karena banyak proses yang dianggap redundan dan merugikan perusahaan sehingga BUMN X ini mulai mendefinisikan masalah-masalah yang ada dengan mengidentifikasi kondisi ekstistingnya. Setelah itu, BUMN X ini melakukan pengumpulan data melalui proses focus group discussion (FGD) dan dokumentasi proses yang melibatkan setiap fungsi pelaksana dalam proses tersebut, dimana nantinya didokumentasikan sebagai data referensi untuk dianalisis lebih lanjut.

ControlImproveAnalyseMeasureDefine

Pada saat proses analisis, BUMN X menggunakan beberapa metode di poin-poin kritisnya dengan menggunakan analisis root cause yang selanjutnya mengidentifikasi risiko dan peluangnya guna mendapatkan tindak lanjut yang dapat diimplementasikan sesuai dengan konteks organisasinya. Beberapa tindak lanjut yang dihasilkan dari proses analisis tersebut adalah pengurangan pelibatan beberapa fungsi, perubahan alur proses, dan penambahan proses pengendalian. Tindak lanjut tersebut diimplemenasikan dengan perencanaan yang cukup detil dengan jangka waktu 6 bulan, hal ini selalu dipantau oleh Kepala Departemen untuk melihat konsistensi dari perencanaan dan kondisi di lapangan selama 6 bulan, adapun BUMN X ini membentuk mekanisme manajemen perubahan yang terdokumentasi.

Dari ilustrasi di atas dapat dipetakan sebagai berikut:

• Fase Define
  BUMN X mengidentifikasi bahwa proses bisnis yang menunjang pendapatan perusahaan tidak optimal
• Fase Measure
  BUMN X mengumpulkan data menggunakan metode FGD dan dokumentasi yang ada
• Fase Analyse
  BUMN X menganalisis dengan metode root cause analysis, melihat risiko dan peluangnya
• Fase Improve
  BUMN X mengurangi pelibatan beberapa fungsi, perubahan alur proses, dan penambahan proses pengendalian yang diimplementasikan selama 6 bulan
• Fase Control
  BUMN X memantau improvement yang diimplementasikan selama 6 bulan oleh Kepala Departemen melalui mekanisme manajemen perubahan

Jadi, apakah proses bisnis yang Anda jalankan selama ini telah efektif?

Yuk, diskusikan kembali dengan kami. Kami punya tenaga ahli yang berpengalaman dengan metode yang dapat disesuaikan dengan konteks organisasi Anda.

Salam improve!

Referensi:
ISO 18404:2015