Manajemen Perkantoran Modern

Di era globalisasi ini, dunia perkantoran mengalami perubahan hampir pada semua unsur, mulai dari bentuk organisasi, pola komunikasi, mekanisme kerja, manajemen data dan informasi, pengawasan dan pengembangan pekerja, perlengkapan dan fasilitas kantor, hingga tata ruang perkantoran. Untuk itu, pengelolaan perkantoran perlu diatur dalam perspektif ilmu manajemen dan sosial – budaya. Menurut The Liang Gie yang merangkum pendapat beberapa ahli, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal terkait pekerjaan perkantoran (office work).

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, elemen yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan, pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan, pengorganisasian, dan penggerakan. Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Manajemen perkantoran juga terkait dengan pengelolaan unsur-unsur dalam perkantoran, kebutuhan kantor terhadap informasi, sistem dalam lingkungan perkantoran, kegiatan perkantoran hingga manajemen kearsipan.

Menurut Drs. Soetrisno, M.Psi dan Ir. Brisma Renaldi dalam modul pendidikan dan pelatihan yang berjudul Manajemen Perkantoran Modern, tujuan mempelajari Manajemen Perkantoran Modern antara lain: 1. mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern; 2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern; 3. menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan benar; 4. menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan benar; 5. mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar, serta menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran modern. Menurut Rajil Munir, fungsi manajemen perkantoran modern sebagai berikut:

1. Perencanaan (Planning): digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
2. Pengorganisasian (Organizing): dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi tersebut, membantu mewujudkan struktur organisasi; mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi; wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi; memperlihatkan tugas antar setiap unit organisasi; dan sumber daya manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui secara jelas.
3. Pengarahan (Commanding): berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan.
4. Pengawasan (Controling): untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi dapat terwujud.

Referensi:
saidnazulfiqar.files.wordpress.com
forum.teropong.id
Sumber Gambar: pexels.com