Pengendalian Mutu dan Dampaknya Pada Produktivitas

Setiap pagi, ketika saya sedang menikmati sarapan pagi, terdengar suara mesin sepeda motor di depan depan rumah dan kemudian bunyi seberkas koran dilemparkan ke serambi rumah. Ketika saya melirik jam dinding, jarum jam selalu menunjuk waktu 06.00. Itu selalu berulang setiap hari tanpa meleset. Saya berkata dalam hati : “Inilah yang disebut KUALITAS.”

Pengantar koran itu selalu menunaikan tugasnya tepat waktu, hanya beberapa saat sebelum saya membutuhkannya. Orang Jepang menyebutnya, ‘just in time’. Satu menit kemudian, saya memungut koran itu dan membawanya ke kamar mandi. Ketika saya membaca koran tersebut di kamar mandi, saya mendengar sepeda motor yang lain melintas. Saya tahu bahwa itu adalah pengantar koran untuk tetangga saya. Saya berpikir, betapa rendahnya PRODUKTIVITAS proses pengiriman koran ke tempat kami. Dibutuhkan dua sepeda motor dan dua pekerja untuk mengantarkan dua berkas surat kabar kepada dua pelanggan. Seharusnya biaya pengiriman koran tersebut bisa dihemat menjadi setengahnya.

  • Dinamika Pasar.

Didunia bisnis, persaingan berkembang semakin tajam. Kalau kita mengikuti periklanan diberbagai media, kita menyadari bahwa satu jenis barang yang sama ditawarkan oleh berbagai produsen. Pembeli bebas memilih. Keadaan ini disebut ‘Buyers Market‘ (Pasar Pembeli). Sangat berbeda dengan keadaan masa lalu dimana pilihan konsumen sangat terbatas yang disebut ‘Sellers Market‘ (Pasar Penjual).

Dalam posisi Buyers Market seperti sekarang, tidak ada pilihan bagi produsen kecuali bersaing dengan produsen lainnya, dalam segala hal: kualitas barang, harga, saluran distribusi dan  pelayanan purna jual. Konsep bisnis berubah total, dari konsep Product-out beralih ke konsep Market-in. Segala usaha dilakukan untuk mengetahui keinginan pasar dan menjadi dasar setiap langkah dan kebijakan perusahaan. Setiap keputusan selalu berhulu dari dan berorientasi kepada pelanggan – customer driven & customer oriented. Kepuasan pelanggan menjadi sasaran utama. Dapat dimengerti, perubahan dari konsep Product-out ke Market-in telah mengubah pula konsep harga menjadi konsep biaya. Harga tidak lagi ditentukan oleh produsen, tetapi oleh pasar. Rumus yang semula adalah: Harga = Biaya Produksi + Laba berubah menjadi Biaya Produksi = Harga – Laba.

Dengan konsep baru ini, produsen harus mengurusi biaya produksinya dengan sungguh sungguh bila masih ingin meraih laba. Segala keborosan yang dalam konsep Product-out dibebankan kepada pembeli, kini harus ditanggung oleh produsen dan akan mengurangi laba, bahkan terancam rugi.

Dari uraian di atas dapat dimengerti bahwa perubahan persaingan telah mengubah konsep pasar dan telah memaksa produsen untuk meningkatkan KUALITAS dan menurunkan biaya produksi melalui peningkatan PRODUKTIVITAS.

Dalam krisis ekonomi yang sedang kita alami sekarang, daya beli masyarakat sangat menurun. Harga jual menjadi sangat rendah sementara volume pasar semakin menciut. Pada keadaan ini, tuntutan KUALITAS dan PRODUKTIVITAS semakin mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup perusahaan.

  • PRODUKTIVITAS dan KUALITAS dalam urutan.

*Ketika seorang supervisor pabrik diminta oleh atasannya untuk meningkatkan PRODUKTIVITAS di bagiannya, sang supervisor lalu mengumpulkan para pekerja pabrik dan berkata: “Tingkatkan hasil produksimu. Bekerjalah lebih keras!” Hasil produksi meningkat untuk sesaat, kemudian turun kembali ke angka semula.

*Ketika seorang manager pabrik diminta oleh atasannya untuk meningkatkan KUALITAS di bagiannya, sang manager berkata kepada semua staffnya: “Pastikan bahwa semua proses, awal sampai akhir dalam kondisi sempurna.” Dia juga mengumpulkan para pekerja dan berkata: “Anda tidak harus  bekerja lebih berat, tapi bekerjalah lebih cermat.” Kegagalan proses menurun drastis dan karenanya jumlah produksipun meningkat.

Sekarang, mari kita kembali pada kisah pengantar koran di atas. ternyata, akhirnya kedua pengantar koran di atas setuju bergabung dan menugaskan satu orang saja dengan menggunakan satu unit sepedamotor untuk mengantar dua koran untuk saya dan tetangga saya. Produktivitas mereka meningkat dan berhasil menambah keuntungan sebesar biaya mengantar satu koran sebelum bergabung. Masalah timbul ketika ternyata kualitas pengantaran koran, dalam ukuran tepat waktu, ternyata tidak dipertahankan. Akibatnya saya sering masuk ke kamar mandi tanpa koran. Saya menjadi gelisah karena dalam situasi genting saat saat pergolakan reformasi, mengetahui perkembangan terakhir menjadi kebutuhan penting. Karena itu saya berhenti berlangganan dan pindah ke agen koran yang lain.

Ternyata, peningkatan produktivitas yang mengabaikan kualitas, berakibat fatal berupa hilangnya seorang pelanggan. Dalam sekala perusahaan, kejadian seperti ini bisa berakibat kebangkrutan karena seluruh pelanggan dengan mudah direbut oleh pesaing.

Sebuah perusahaan merencanakan meng-otomatisasi sebuah proses produksi yang selama ini dilakukan secara manual. Proses manual saat ini menghasilkan 1000 potong perjam atau 21,000 potong perhari dengan tingkat kegagalan 7%. Dengan mesin otomatis berkecepatan tinggi, diharapkan produksi akan naik 3 kali lipat sementara operator tidak diperlukan lagi. Ketika proyek tersebut dilaksanakan, mereka heran karena selalu kekurangan bahan baku. Ternyata mereka telah mengotomatisasikan sebuah proses yang sangat boros. Jumlah kegagalan proses naik 4 kali lipat, lebih tinggi dari kenaikan produksi,karena tidak ada perbaikan proses sebelum otomatisasi dilakukan. Perusahaan ini akhirnya dikalahkan oleh saingannya yang melakukan otomatisasi yang sama, namun terlebih dahulu telah mempernbaiki kualitas proses produksinya sehingga tingkat kegagalan prosesnya adalah nol persen.

Uraian di atas meyakinkan kita bahwa KUALITAS adalah hal pertama yang harus dilakukan sebelum PRODUKTIVITAS. “Do it right the first time”, lakukan dengan benar sejak awal.

Melalui Kualitas anda akan mendapatkan pula: Produktivitas, laba, semangat, reputasi, kebanggaan dan kepuasan.

  • KUALITAS.

Bulan November ditetapkan sebagai Bulan Kualitas di Jepang. Bendera “Q” , lambang dari “QUALITY”, dikibarkan sepanjang bulan oleh semua pabrik. Pengibaran bendera “Q” ini dimaksudkan sebagai penekanan kembali atas ikrar seluruh pekerja Jepang untuk menomor satukan kualitas. “QUALITY FIRST”, menjadi semboyan dari banyak pabrik di Jepang. Selama sebulan penuh, berbagai kegiatan yang mengetengahkan usaha usaha perbaikan kualitas digelar di seantero Jepang, termasuk kegiatan konvensi Quality Control Circle (QCC). ‘DEMING PRIZE”, penghargaan tertinggi di Jepang untuk perbaikan kualitas, diberikan kepada perusahaan perusahaan yang menghasilkan perbaikan kualitas yang signifikan.

Kampanye kualitas di Jepang diarahkan untuk memacu semangat mengutamakan kualitas di semua kalangan. Memang benar apa yang dikatakan  para pakar kualitas dari Barat yang mengatakan bahwa  masalah Kualitas adalah 10% knowledge (teknologi) dan 90% attitude (sikap mental). Karena itu, untuk mencapai kualitas yang maksimum, segala usaha harus dilakukan untuk menanamkan kesadaran akan pentingnya kualitas di semua jajaran dan tingkatan perusahaan.

Peningkatan kualitas selalu harus berorientasi pada kebutuhan konsumen. Bagi pengguna akhir (end user), tidak ada kegagalan kualitas dalam angka 1% atau 7% seperti yang tercatat di pabrik produsen.

End user membeli hanya satu unit sepedamotor. Kegagalan kualitas, bila terjadi, baginya adalah 100%. Tuntutannya adalah kualitas sempurna 100%.

Di dunia sub-contracting, tuntutan pelanggan adalah menghilangkan fungsi pemeriksaan kualitas barang yang diterima (in-coming quality inspection). Satu kegagalan dari pemasok akan berakibat fatal.

  • Evolusi Konsep Pengendalian Kualitas.

1. Pengendalian kualitas barang.

Pada mulanya, konsep kualitas ialah memisahkan barang yang baik dan yang jelek. Kualitas melekat hanya pada barang yang diproduksi. Selama barang yang diserahkan kepada pembeli adalah barang yang baik maka persoalan kualitas dianggap selesai. Untul itu, pemeriksaan hanya dilakukan setelah proses produksi yang terakhir (Final Inspection).

Yang kemudian terjadi ialah : petugas pemeriksa mutu semakin sibuk karena para operator proses produksi merasa tidak punya beban atas kualitas dan cenderung mengandalkan final inspector. Produk yang gagal kualitas yang lolos ke pasar semakin banyak.

2. Pengendalian kualitas antar proses.

Pemeriksaan kualitas dilakukan diantara urutan proses. Barang yang gagal proses dipisahkan lebih awal sehingga kerugian dapat diperkecil. Namun jelas terlihat bahwa pengendalian kualitas masih berfungsi memisahkan hasil yang baik dan jelek.

3. Pengendalian kualitas pada proses.

Usaha pengendalian kualitas diarahkan pada perbaikan proses. Kualitas melekat pada proses (quality built-in process).

 Statistical Quality Control (SQC).

Para engineer melakukan review ulang seluruh proses yang ada. Metode poka-yoke (fool-proof) yang menutup kemungkinan kesalahan proses, diperkenalkan. Diciptakan inteligent machines yang mampu mengkompensasi perubahan. Analisis kemampuan proses (Process Capability) dikembangkan. Statistical Quality Control dipakai sebagai alat utama dalam pengendalian mutu. Karena itu ketersediaan data mutlak diperlukan. Data dianalisis dan dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Peranan IT yang handal menjadi sangat penting dan merupakan keharusan.

 Quick feed-back, prompt response.

Pemeriksaan kualitas dari proses sebelumnya dilakukan oleh operator berikut. Bila ditemukan kesalahan, segera diumpan-balik kepada operator sebelumnya dan tindakan perbaikan dapat segera dilakukan sebelum kesalahan kedua terjadi. Lay-out, misal: U-type, dirancang untuk keperluan itu.

 Kualitas dibuat oleh floor worker, bukan di ruang manager.

Para operator proses produksi membentuk kelompok kelompok yang berusaha memperbaiki mutu kerja kelompoknya. Kepada mereka diajarkan pengetahuan statistik sederhana namun ampuh untuk menganalisa masalah dan menemukan penyebab gagalnya kualitas. Mereka dipercaya sebagai orang yang paling tahu masalah masalah kualitas karena mereka mengerjakannya setiap hari. Kelompok ini, yang disebut Quality Control Circle (Gugus Kendali Mutu), yang terus menerus melakukan perbaikan perbaikan kecil (Kaizen) telah menjadi tulang punggung perbaikan mutu di Jepang.

4. Pengendalian kualitas bagian yang berhubungan langsung.

Pengendalian kualitas bergerak ke arah lebih hulu. Bagian pembelian mengembangkan pengendalian kualitas di bagiannya untuk menjamin bahwa bahan bahan yang dibelinya telah memenuhi standar kualitas / spesifikasi yang ditentukan.

Bagian perawatan, baik perawatan mesin produksi maupun peralatan produksi, termasuk moulds – jigs – fixtures, mengembangkan sistim pengendalian kualitasnya untuk menjamin bahwa mesin dan peralatan selalu berada dalam keadaan baik dan siap pakai. Secara periodik dilakukan pengukuran dan perawatan berkala sebagai tindakan preventive. Alat ukur dan alat periksa (inspection jigs) secara teratur dikalibrasi oleh bagian Pengendalian Mutu.

5. Pengendalian kualitas di R & D.

Di paling hulu, bagian riset dan pengembangan memasukkan aspek kualitas dalam rancang bangunnya. Perancang sudah harus memikirkan bahwa rancang bangunnya tidak menimbulkan kesulitan pada proses produksi.

6. Pengendalian kualitas di semua bagian.

Pada tahap akhir, semua bagian bertanggung jawab atas kualitas. “Quality is everybody’s business”. Persepsi kualitas telah berubah. Pada tingkat ini, pengertian kualitas mencakup semua bidang : Kualitas barang, kualitas harga, kualitas penyerahan/delivery, kualitas pelayanan, kualitas pembelian, dlsb.

Quality Maxim :

  • Pengendalian adalah memutar roda P-D-C-A-  secara terus menerus.
  • Pengendalian berorientasi pada proses, bukan hasil.
  • Proses berikut adalah pelanggan dan pelanggan adalah raja.
  • Setiap pekerjaan mempunyai syarat kualitas.
  • Bertindak menurut konsep Vital-few bukan Trivial-many (Pareto concept).
  • Bicara dengan data.
  • Tindakan perbaikan dua langkah : Penanggulangan Akibat (Remedial Action) dan Menghilangkan Penyebab untuk mencegah terulangnya masalah (Recurrent Preventive Action).

ISO-9000, QS-900.

Aliran proses yang dianggap dapat menjamin kualitas, harus didokumentasikan secara konsisten sehingga pelacakan dapat dilakukan bila ditemukan kegagalan kualitas. Berbeda dengan konsep Jepang, sistim kualitas Barat ini harus mendapat sertifikasi dari institusi tertentu dan untuk itu dikenakan biaya dan menjadi bisnis baru yang membebani industri.

Tuntutan peningkatan kualitas tidak akan pernah berhenti. Pasar semakin mendikte keinginannya. Apabila kita tidak ingin terkucil dari pasar dunia, tidak ada pilihan lain kecuali mengikuti kehendak pasar. Bahkan Jepang, yang telah membuktikan kehandalannya dalam kualitas, harus menerima kenyataan bahwa mereka harus memperoleh sertifikat ISO/QS untuk dapat masuk ke pasar Eropa dan Amerika.

  • PRODUKTIVITAS.

Seperti telah diterangkan di atas, peningkatan kualitas akan berdampak langsung pada peningkatan produktivitas. Perusahaan yang mampu meniadakan kegagalan kualitas produksinya, akan mengalami kenaikan produksi sejumlah kegagalan tersebut. Biaya produksi per unit akan mengalami penurunan yang menyolok karena dengan biaya masukan yang sama dapat menghasilkan keluaran yang lebih besar. Dapat dikatakan bahwa perbaikan kualitas adalah pisau bermata dua bagi peningkatan produktivitas: dalam jumlah dan biaya.

Tuntutan peningkatan produktivitas, biasanya datang dari pemilik perusahaan karena berkait langsung dengan laba. Namun, dalam era bisnis masa kini, pelanggan juga berkepentingan dalam hal produktivitas pemasok. Misalnya saja, sebuah perusahaan mobil akan sangat kuatir bila produktivitas pemasoknya demikian rendah. Rendahnya produktivitas akan ditandai dengan sering terlambatnya pengiriman dari pemasok. Bagi sebuah pabrik mobil, keterlambatan satu komponen kecil yang harganya hanya beberapa ribu rupiah, dapat mengakibatkan gagalnya produksi satu unit mobil yang berharga puluhan juta rupiah.

Indikasi lain dari pemasok yang produktivitasnya rendah adalah, pemasok akan selalu minta kenaikan harga karena biaya produksi nya tidak terkendali. Tentu saja ini menjadi masalah yang memusingkan karena akan melemahkan daya saing.

Pemasok yang produktivitasnya rendah menjadi batu sandungan dalam berkompetis dengan merk lain.

Disiplin ilmu dari Teknik Industri sangat berperanan dalam peningkatan produktivitas suatu rangkaian proses produksi. Perusahaan manufaktur yang peduli dengan produktivitas akan melengkapi organisasinya dengan bagian Industrial Engineering, atau komite Productivity & Efficiency atau nama lainnya. Bagian atau komite ini bertugas mengkaji ulang proses produksi yang ada, termasuk tata letak, jenis mesin, dan secara terus menerus melakukan penyempurnaan untuk mendapatkan tingkat produktivitas yang optimum. Work method analysis seperti time and motion study, man machine chart, diagram tali, ergonomi, merupakan alat ampuh untuk menemu-kenali keborosan dalam tiap tiap proses. Kalau kita berjalan di dalam sebuah pabrik, terlebih bagi seorang sarjana Teknik Industri, sangat mudah untuk menemukan secara kasat mata proses produksi yang dapat diperbaiki produktivitasnya.

Metoda yang sederhana untuk perbaikan produktivitas seperti hukum gerak tangan dan ergonomi, dapat diajarkan kepada kelompok Quality Control Circle. Beberapa contoh menunjukkan bahwa kelompok karyawan ini mampu memberikan hasil yang di luar dugaan. Tanpa sadar, kelompok ini telah mempraktekkan apa yang disebut value engineering.

Kualitas dan Produktivitas adalah dua hal yang mutlak diperlukan untuk bisa duduk sejajar dengan industri dunia yang semakin terbuka. Ke-tidak konsisten-an dalam kualitas dan pengiriman telah membuat kita terkucil di era globalisasi. Melihat posisi industri manufaktur kita saat ini, penulis melihat suatu pekerjaan besar untuk dapat menyetarakan diri dengan dunia luar. Pekerjaan besar itu hanya bisa diselesaikan apabilla generasi baru terdidik dengan benar dan menyatu dengan dunia nyata.

Sumber: marulig.wordpress.com

IPQI member of Proxsis siap membantu perusahaan anda dalam meningkatkan mutu dan produktifitas dengan mengadakan Training/Konsultasi terkait Productivity & Quality. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi link berikut: https://ipqi.org/training/

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Whoops, you're not connected to Mailchimp. You need to enter a valid Mailchimp API key.

Inquiry