Sepuluh + 1 Langkah untuk Manajemen Kapasitas yang Efektif

Tidak hanya kehidupan normal yang terganggu karena adanya pandemic. Di tahun ini pun, google, sebagai salah satu perusahaan teknologi terbesar, mengalami banyak ganguan layanan. Salah satu yang paling massif dan gencar dibicarakan ialah terkait kejadian kemarin, 14 Desember 2020. Produk google yang membutuhkan autentifikasi tidak dapat diakses. Seperti gmail, google calendar, youtube, dan masih banyak lagi. Berdasarkan klarifikasi yang dikeluarkan, hal ini sehubungan dengan masalah kuota penyimpanan internal.

Well, berdasarkan sudut pandang IT Service Management-ISO/IEC 20001 maslah ini berada dalam domain service management practice yang dalam ITIL v.4 jatuh pada capacity and performance management process.

Memang, merancang dan membangun fungsi manajemen kapasitas yang efektif sangatlah menantang di tahun-tahun ini: persaingan untuk mendapatkan staf berkualitas, beban kerja proyek dan operasional bisnis sehari-hari, dan juga, keterbatasan upah dan anggaran pelatihan.

Di mana pun Anda berada saat ini, apa pun tantangannya, Anda akan menemukan teknik yang berguna dalam 10+1 tips, dalam manajemen kapasitas yang efektif.

1. Miliki Tim Manajemen Kapasitas

Sebuah tim manajemen kapisitas terpusat yang mencakup perencanaan kapasitas proaktif dan manajemen kapasitas reaktif dari semua platform TI dalam perusahaan. Tim ini harus dibagi menjadi dua fungsi, dengan staf yang hanya berfokus pada fungsi mereka: pertama, staf yang menghadapi proyek (the ‘capacity consultants’) yang menangani semua persyaratan kapasitas yang masuk untuk layanan baru dan yang diubah; kedua, ahli platform (the ‘capacity service-owners’). Setiap ahli platform harus diberi tanggung jawab untuk layanan dari ujung ke ujung dan harus dilatih silang terkait platform lain yang mereka lintasi.

Bidang tambahan yang mencakup kebutuhan untuk memasukkan manajemen kinerja (misalnya pemodelan dan penyetelan (modelling and tunning)) dalam tim yang sama. Jika ini tidak memungkinkan secara organisasi, maka hubungan antar tim yang kuat harus dibangun.

2. Miliki Perencanaan dan Pemodelan Kapasitas

Salah satu kesulitan dalam manajemen kapasitas untuk semua layanan TI, dalam organisasi menengah hingga besar, adalah mendapatkan waktu untuk melakukan analisa menyeluruh atas layanan atau platform untuk membangun rencana kapasitas yang akurat. Pembangunan model kapasitas / kinerja sangat berguna dalam situasi ini, karena memungkinkan analisis cepat dari dampak perubahan. Waktu yang dihabiskan untuk pemodelan layanan prioritas tinggi atau menengah menghemat lebih banyak waktu dalam analisis berulang ketika berbagai skenario dipertimbangkan.

3. Selaraskan Sumber Daya dengan Kepentingan Layanan

TI telah berkembang menjadi lebih matang dan selaras dengan ‘bisnis’ dalam beberapa tahun terakhir ini. Dengan ini sebagai pendorong dan perpindahan dari platform komputasi terpusat, fungsi manajemen kapasitas harus menghadapi perubahan yang sulit, berpindah dari manajemen kapasitas berbasis sumber daya ke manajemen kapasitas berbasis layanan. Namun, tidak ada fungsi perencanaan kapasitas dalam organisasi besar mana pun yang dapat merencanakan semua layanan yang digunakan bisnis. Oleh karena itu, diperlukan beberapa tingkat penjatahan berbasis prioritas. Tingkat sumber daya yang harus dialokasikan oleh fungsi manajemen kapasitas untuk setiap layanan harus proporsional dengan kepentingan layanan. Harus ada jumlah minimal dari Manajemen Kapasitas yang dilakukan di tingkat operasional (yaitu memperingatkan konsumsi komponen) di semua layanan dan infrastruktur dengan nilai tambah untuk layanan yang lebih penting (yaitu peramalan, pemetaan layanan, model sumber daya dan kinerja).

4. Membangun Sistem Informasi Manajemen Kapasitas Tunggal (CMIS)

Faktor yang selalu menghalangi manajemen kapasitas dan kinerja yang efektif adalah ketidakmampuan untuk menganalisis data yang berkaitan dengan layanan lintas platform tunggal. Ini biasanya bukan karena data tidak dikumpulkan, tetapi karena berada di lokasi yang berbeda menjadi sulit untuk menyusun dan menganalisis. Tujuannya adalah agar dapat dengan mudah mengambil subset data yang konsisten terkait dengan layanan atau transaksi tertentu. Tujuan ini tidak memerlukan database tunggal, itu hanya membutuhkan satu meta-database yang berisi pandangan yang ditautkan ke data yang mendasarinya, Sistem Informasi Manajemen Kapasitas (CMIS). Ini segera meniadakan beberapa masalah umum yang menyebabkan pembuatan database tunggal:

• Membangun database pusat yang besar dan penyimpanan data duplikat – database pusat ini akan sangat besar
• Mentransfer data ke satu lokasi – meskipun dilakukan di luar jam kerja inti, dapat memengaruhi transfer batch, dll.
• Masalah integritas data – jika database pusat berisi data yang salah, kemungkinan besar tidak akan diperbarui

Dengan menggunakan meta-DB, dimungkinkan untuk menjalankan kueri langsung di beberapa database tanpa mentransfer seluruh kumpulan data dari setiap platform, mengurangi jumlah data yang tidak perlu; sambil memastikan data selalu terbaru dan menjaga integritas data.

5. Gunakan Web untuk Pelaporan Kapasitas

Satu bidang yang secara konsisten menyebabkan masalah sumber daya staf adalah bahwa tim kapasitas dan kinerja diharapkan menyediakan analisis ad-hoc pada sistem dan layanan, seringkali dalam waktu singkat, untuk menyelesaikan insiden dan masalah. Hal ini dapat membebani fungsi kapasitas dan kinerja karena cenderung menggantikan pekerjaan lain. Salah satu metode untuk menghilangkan tugas yang seringkali memberatkan ini adalah dengan menyediakan banyak laporan yang telah dikonfigurasi sebelumnya di intranet. Ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelaporan yang tidak perlu. Idealnya semua laporan harus diotomatisasi dan online untuk menghilangkan beban ini dari kapasitas dan kinerja staf.

6. Publikasikan Laporan tentang Sistem Utama

Salah satu metode untuk meningkatkan profil fungsi secara positif adalah dengan memberikan laporan rutin tentang layanan lintas platform utama. Ini harus berisi semua data sumber daya yang dapat diambil dari sebanyak mungkin platform (misalnya WAN, LAN, server, workstation, dll.) Dalam satu laporan yang terkonsolidasi tetapi dapat dibaca. Yang terpenting, selain mendemonstrasikan kumpulan metrik sumber daya, laporan harus berisi metrik layanan apa pun yang tersedia, seperti transaksi bisnis, menurut jenis, dan waktu responsnya. Jenis laporan ini, yang diedarkan kepada manajemen senior yang sesuai, akan meningkatkan profil kapasitas dan fungsi kinerja secara positif karena ini menunjukkan pendekatan yang komprehensif, proaktif dan profesional dalam kaitannya dengan bisnis.

7. Mengotomatiskan Proses Jika Memungkinkan

Banyak proses dan aktivitas kapasitas dan kinerja terdiri dari pekerjaan berulang yang dapat dengan mudah diotomatiskan, seperti pembuatan grafik dari data, menjalankan model kapasitas, dan menarik data yang berbeda menjadi satu laporan. Membuang-buang sumber daya yang mahal, seperti kapasitas dan kinerja staf, untuk melakukan pekerjaan yang dapat diotomatiskan dengan mudah.

8. Tentukan Lingkup Fungsi Manajemen Kapasitas

Fungsi manajemen kapasitas harus didefinisikan dengan baik dan dipahami di seluruh organisasi TI. Contoh masalah ruang lingkup meliputi:

• Apakah semua teknologi disertakan, mis. Router TCP / IP serta Mainframe?
• Apakah semua sumber daya disertakan, mis. daya dan ruang data center?
• Apakah sumber daya virtual disertakan, mis. Partisi tamu VMWare?
• Apakah kinerja aplikasi termasuk?

9. Membentuk Kewenangan Fungsi Manajemen Kapasitas

Area di mana fungsi manajemen kapasitas dapat menambah nilai yang cukup besar adalah sebagai bagian dari penilaian perangkat lunak dan sistem baru sebelum diterapkan. Meskipun ukuran aplikasi tidak ternilai harganya sebagai layanan proaktif, fungsi manajemen kapasitas sering kali tidak diberi kekuatan tanda-tanda apa pun tentang apakah aplikasi atau layanan ‘sesuai untuk tujuan’. Peninjauan dan persetujuan layanan dan sistem baru harus dianggap sebagai peran utama dari fungsi manajemen kapasitas, dan karenanya harus diberi kuasa untuk menutup telepon. Setiap rekomendasi untuk tidak melanjutkan mungkin masih dikuasai oleh bisnis saat mereka inginkan, tetapi dengan memberikan penilaian yang akurat tentang dampak peluncuran fungsi manajemen kapasitas akan mendapatkan rasa hormat dan kemudian otoritas.

10. Audit Keterampilan Staf dan Tetapkan Rencana Pelatihan

Staf kapasitas dan kinerja memerlukan keahlian teknis yang sangat spesifik dan apresiasi tentang bagaimana bisnis berhubungan dengan layanan TI yang digunakannya. Contohnya meliputi: analisis statistik, teori antrian dan tren. Keterampilan ini merupakan kebutuhan minimum wajib dan mendahului pengetahuan platform atau teknologi individu. Staf harus diaudit untuk memastikan mereka memiliki keterampilan yang relevan untuk peran mereka, dan tingkat senioritas dalam fungsi tersebut, dan rencana pelatihan diberlakukan jika ada celah. Ini harus dikoordinasikan dengan jalur karier atau rencana suksesi yang ditentukan dalam fungsi.

1+. Konsultasikan Pada Pihak yang Lebih Berpengalaman

Expereince is the best teacher, terbukti berlaku pada hal empiris. Maka dari itu, penting untung menghubungi pihak yang lebih tahu terkait implementasi. Anda dapat menghubungi kamu untuk mendapatkan pandangan yang lebih real. Atau, daripada memikirkan semua proses yang cukup rumit ini Anda dapat menghire outsource – managed service yang dapat membantu Anda befokus pada hal strategis.

Pilihan berada di tangan Anda, dan kami dapat mnyediakan keduanya. Yuk cari tahu bagaimana cara kerja kami dan mengapa Anda baiknya melakukan hal ini dengan menghubungi kontak yang tertera.