Himbauan pemerintah Indonesia pada warga untuk melakukan kegiatan di rumah saja demi menghentikan penyebaran pandemi Covid-19 berdampak pada kebijakan sejumlah organisasi atau perusahaan. Kebijakan tersebut berupa perubahan aktivitas kerja dari yang biasanya bekerja di kantor secara bersama-sama, menjadi bekerja dari rumah saja, atau yang kita kenal juga dengan istilah Work From Home (WFH).
Perubahan tersebut ternyata membuat banyak karyawan perusahaan merasa kebingungan akibat tidak terbiasa. Mereka menjadi kesulitan dalam bekerja dan menjadi kurang produktif. Pada umumnya, penyebab utama masalah tersebut adalah suasana yang menurut mereka kurang mendukung untuk bekerja.
Demi produktivitas kerja dan keberlanjutan perusahaan, masalah tersebut tidak boleh diabaikan. Setiap karyawan harus merasakan kembali kenikmatan dan semangat dalam bekerja, layaknya aktivitas di kantor sebelum penyebaran pandemi Covid-19 ini. Ada banyak tips yang dapat diterapkan dalam keseharian bekerja dari rumah, sehingga karyawan kembali produktif bahkan bisa lebih dari sebelumnya saat bekerja di kantor.
Founder & Chief of Innovation Proxsis, Rudi Maulana, menjelaskan cara agar bekerja dari rumah tetap produktif sebagaimana yang dilakukan dengan tim di perusahaannnya. Proxsis, perusahaan yang fokus pada konsultan manejemen ini bahkan sudah menerapkan budaya kerja WFH sejak tahun 2007. Tips ini mengambil saripati filosofi kerja Proxsis yaitu Results Oriented Working Environment (ROWE).
“Selalu melakukan morning briefing jam 8 pagi. Ketika memulai kerja dari rumah, masalah pertama bagi karyawan adalah suasana rumah yang sangat terasa berbeda dengan kantor. Di rumah, karyawan cenderung merasakan suasana liburan dan bersantai, bukan untuk bekerja. Akibatnya, bermalas-malasan sulit terbendung dan pekerjaan terlalaikan” ujar Rudi saat diwawancarai oleh tim digitalfinger.id, Senin(30/3).
Rudi juga menjelaskan Proxsis punya strategi jitu untuk mengatasinya, yaitu dengan menetapkan waktu morning briefing setiap hari jam 8 pagi. Jadwal ini lebih cepat dari biasanya sewaktu bekerja di kantor, yang mana semua dimulai pukul 8.30 WIB. Di samping itu, kebijakan ini dibuat karena perbedaan bekerja dari rumah dan di kantor adalah adanya waktu perjalanan.
“Jika bekerja dari rumah saja, tidak ada waktu yang terbuang untuk perjalanan. Biasanya karyawan berangkat jam 6 pagi, menempuh perjalanan 2 jam, untuk morning briefing setengah jam setelah sampai di kantor. Sekarang, bisa menikmati pagi di rumah dulu, seperti bermain dengan keluarga atau menikmati hiburan lainnya, lalu memulai pekerjaan jam 8 pagi,” ungkapnya.
Adanya kebijakan tersebut akan membuat suasana bekerja di kantor tetap terbangun, dengan mood karyawan bisa lebih menyenangkan karena tidak ada energi yang terbuang di perjalanan, serta bisa lebih produktif karena jadwal kantor dimulai lebih awal.
Rudi kemudian mengatakan agar suasana kerja dari rumah tetap terasa seperti di kantor adalah memperhatikan penampilan atau pakaian. Memakai pakaian rumah cenderung membuat karyawan tidak merasakan sedang bekerja secara serius. Masalah tersebut akan menular pada karyawan lain bahkan client jika melakukan video call atau conference call dengan tetap memakai pakaian rumah.
Oleh karena itu, Proxsis menyarankan agar setiap karyawan di perusahaan manapun yang bekerja dari rumah untuk mengenakan pakaian formal atau yang biasanya dipakai saat berkegiatan di kantor. Sekalipun itu memakai baju kaos seperti yang berlaku di beberapa perusahaan, tetaplah memakai pakaian yang rapi, diikuti dengan penampilan yang sudah layak tampil, serta atribut-atribut yang menunjukkan kesiapan bekerja.
Masalah bekerja dari rumah berikutnya adalah lokasi bekerja. Biasanya, suasana bekerja di kantor membangun semangat kerja dengan baik karena ruangan tertata rapi dan meja kantor yang layak untuk melakukan kegiatan. Sedangkan di rumah, pada umumnya ada ruang makan, ruang tamu, dapur, dan kamar tidur yang sama sekali tidak mendesain mood baik untuk bekerja.
“Untuk mengatasinya, setiap karyawan Proxsis diminta untuk menata satu ruangan sekecil apapun asalkan rapi dan menyenangkan, khusus untuk bekerja dari rumah. Hal itu untuk menghindari terlengah dari suasana liburan yang ada di rumah, atau keinginan berkumpul atau bermain dengan keluarga,” kata Rudi.
Menetapkan target-target kerja mingguan hingga harian
Di Proxsis, supaya membuat karyawan tetap produktif di bidangnya masing-masing, ada target kerja yang harus dipenuhi. Setiap pekerja harus menetapkan target mingguannya masing-masing, yang dibreakdown menjadi target harian. Contohnya, tugas presentasi kerja, menghubungi client, atau pekerjaan detail lainnya.
Target-target tersebut selanjutnya dilaporkan kepada atasan, sebagai rencana yang harus diawasi pelaksanaannya. Untuk mengawasinya, petinggi perusahaan harus melakukan monitoring rutin, baik dengan video call secara personal atau conference call.
“Pada intinya, dengan metode kerja results oriented working environment (ROWE), Proxsis menitikberatkan pekerjaan setiap karyawan pada hasil yang sesuai target, di manapun ia bekerja, termasuk dari rumah,” jelas Rudi.
Teknologi adalah hal yang paling penting
Rudi pun menjelaskan aspek terpenting untuk membangun suasana bekerja dari rumah yang kondusif, dengan ketersediaan teknologi yang memadai. Saat ini, penggunaan aplikasi video call dan conference call sangat dibutuhkan untuk keberlanjutan urusan pekerjaan seperti Skype, Zoom, Google Meet, Facetime, dan lain-lain.
Selain itu, ada banyak software khusus untuk melakukan pekerjaan jarak jauh dan menghubungkan pekerjaan setiap sumber daya manusia, contohnya adalah Google Docs, Trello dan yang lainnya. Ada banyak perangkat lainnya yang tersedia gratis dan bisa diunduh untuk berbagai pekerjaan seperti untuk kebutuhan file sharing dan penyimpanan komputasi awan (cloud computing).
“Akan tetapi, hal terpenting di samping keberadaan teknologi itu adalah kemampuan untuk mengoperasikannya. Percuma teknologi canggih jika tidak memahami cara menggunakannya, atau enggan untuk mempelajarinya. Jika semua individu mampu menggunakan gawai dan software yang ada dengan baik, maka keberlangsungan pekerjaan yang saling terkait satu sama lain akan tetap terjaga,” jelas Rudi.
Proxsis sendiri sebagai perusahaan yang berslogan The Corporation of Knowledge and Ideas, sebenarnya sudah menyiapkan berbagai peralatan untuk dapat bekerja secara remote atau dari rumah saja. Pada akhir 2019, Proxsis resmi merilis sistem video call-nya sendiri yang langsung dibawah komando Proxsis Biztech (unit bisnis Proxsis). Hal ini sangat membantu proses kerja Proxsis sebagai salah satu dari banyak perusahaan di Indonesia yang karyawannya harus dan mampu bekerja dari rumah.
Selain itu, Proxsis juga membantu client yang masih kebingungan mengoperasikan teknologi komunikasi jarak jauh ini. Ada banyak client yang tidak terbiasa bekerja sama jika tidak bertemu dengan cara tatap muka secara langsung. Namun, sekarang bukanlah waktu yang tepat untuk tetap melakukan meeting secara fisik. Conference call atau video call adalah solusinya, dan client menyadari itu bahkan semangat untuk mempelajarinya agar bisnis tetap berjalan.
“Tentu saja ada banyak cara lainnya agar produktivitas kerja tetap terjaga meskipun bekerja dari rumah. Apapun caranya, yang terpenting adalah menjaga optimisme bahwa kita dapat bekerja dengan baik di manapun berada, dan yakin bahwa kondisi penyebaran Covid-19 yang sangat tidak menyenangkan ini akan cepat berlalu.
Satu pesan dari Rudi Maulana untuk segala pekerjaan yang dilakukan dari rumah: “Kendalikan Ancaman, Fokus pada Opportunity”,” tandasnya.
